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企业人员档案管理方法?《企业职工档案管理工作规定》( 二 )


（4）员工电子档案中的花名册 ， 按照《河南蓬勃实业有限公司员工花名册填写标准》填写 ， 每天核对更新 ， 将新入职的员工信息及时录入 ， 将调动、离职及时移动 。
6.人事档案管理流程
（1）身份证（双面都印在同一页上 ， A4纸）、户口本（户主所在页及本人所在页印在同一页上 ， A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件 。
（2）劳动合同2份（必须保证本人签名处所签名字为劳动者亲自所签） 。
（3）特殊岗位须保密的 ， 入职前必须签订《保密协议》 ， 并按手印确认 。
6.2转正档案
（1）转正申请书 ， 由本人撰写 ， 主要内容以工作以来的感悟和收获、工作中的不足和优势及转正后的计划等为主 。
（2）《员工转正审批表》此表由员工本人填写 ， 经部门负责人、人力资源部签署转正日期 ， 并签字批准 。
6.3调动档案管理流程
6.3.1员工异动流程：由员工本人填写《员工异动审批单》 ， 人力资源部相关负责人核实员工入职时间、薪资水平、社保缴纳情况；然后由调出部门负责人、调入部门负责人、人力资源部签字批准后方可调离 。
6.3.2转出的档案管理流程
（1）必须填写人事档案转递通知单 ， 并密封包装 。
（2）对转出的档案材料 ， 应齐全 ， 扣留或分批转出 。
（3）接收单位收到档案经核对无误后 ， 应在回执单上签名盖章 ， 并将回执单立即退回 。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问 ， 以防档案丢失 。
6.4离职档案管理流程
6.4.1正式员工离职提前一个月告知人力资源部 ， 并至少提前一周到人力资源部领取《员工离职申请表》 ， 由本人填写完整后 ， 退还公司物品 ， 经部门负责人及人力资源部批准后 ， 人力资源部开具《解除劳动合同书》后与该员工解除劳动关系 。
6.4.2在员工办理完离职手续的次日 ， 档案管理员应将相关离职员工档案由正式员工文件夹中转移进离职员工档案文件夹中；另外 ， 电子版花名册中将离职员工移入离职员工表中 。
6.5人事相关的奖惩档案管理流程
需要归档的资料必须第一时间（三个工作日内）归档 ， 当奖惩已落实公布之后 ， 档案管理人员应及时跟进相关的奖惩材料 ， 将奖惩纸质材料整理入档 。
6.6基本档案资料变动流程
当员工的基本资料有变动时如学历、住址、联系电话、个人技术职称、婚姻状况等 ， 应及时将相关资料复印交人事部归档 ， 原件当场查验 。
7. 人事档案的借阅、转移与保存
7.1档案借阅
7.1.1凡借用人事档案 ， 必须填写《人事档案借阅登记表》 ， 由人力资源部门的人资专员核实理由 ， 经人力资源负责人签批后 ， 方可借阅 ， 在查阅档案时必须有人力资源部人员在场；人事档案除特殊情况外一般不借出查阅 。如必须借出查阅时 ， 应事先提交报告 ， 说明理由 ， 经主管领导批准 ， 并严格履行登记手续 ， 并在规定时间内归还完整档案 。
7.1.2查阅、借用档案的部门或个人 ， 擅自摘抄、拍摄、复制档案内容 。如因工作需要从档案中取证的 ， 应事先征得主管人事部门同意 ， 经批准后方可摘抄、复制拍摄 。借阅档案的人员 ， 对档案应妥善保管 ， 遗失、泄密和污损 ， 不准抽换、折卷和转换 。

企业人员档案管理方法?《企业职工档案管理工作规定》

文章插图
7.1.3如有未按规定借阅档案的人员 ， 按以下规定执行
（1）档案管理员及时提醒还档日期 ， 未在规定时间内未归档案者 ， 延迟一天罚10元 ， 另外 ， 恶意延迟10天以上未归还者 ， 视情节严重程度罚款200—500元 ， 从当月工资中扣除； 。
（2）未先征得主管人事部门同意批准 ， 摘抄、复制、拍摄档案内容 ， 发现一次 ， 罚款50元 ， 从当月工资扣除 ， 并没收或销毁摘抄、复制、拍摄档案内容；
（3）在借阅档案时 ， 出现遗失、污损、抽换、折卷和转换等情况 ， 视档案损毁程度罚款10-200元 ， 从当月工资扣除 ， 并及时追回或修补缺失档案 。


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