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提升员工工作效率(提高工作效率10条建议)( 三 )


为了提高员工的工作效率，企业需要采用完全不同的方法 。事实上，技术是沟通、协作和获取越来越多信息的重要驱动因素 。
然而，采用涉及更多技术的“最小公分母”方法，却让每个人都收到了收益递减的效果 。对于企业来说，技术的应用也必然因人而异 。
为了更好地获取知识工作的核心信息，有两种不同的方式 。最常见的方法是让知识工作者自由获取各种工具和信息资源 。该方法假设这些员工将决定他们自己的工作流程和信息需求 。
另一种是提供信息和知识的结构化方法，包括在明确定义的任务框架内向知识工作者提供相关信息并提供能力 。计算机向员工发送一批作业，并提供完成这些作业所需的信息 。
信息的自由获取和信息的结构化提供被广泛使用，但他们对如何从事知识工作以及如何提高其工作效率做出了截然不同的假设 。同样重要的是，业务领导者必须寻找机会应用信息技术，并在适当的精细化水平上提高效率 。虽然认为某一特定方法对整个组织非常有效可能很有诱惑力，
但现实很少如此统一 。最小分析单位应该精确到工作和任务，或者至少精确到工作和任务的特定类别 。为了提高某个特定业务单元或职能部门的工作效率，在企业内部推出一系列措施或依靠某个软件是远远不够的 。恰恰相反，
知识型员工的领导者应该了解员工之间的主要差异，并针对这些特征量身定制解决方案 。互联网的兴起、企业知识管理系统的建立以及最近社交媒体的出现，为知识工作者提供了来自公共和私人来源的丰富信息 。更专注于分析的知识工作者也可以使用结构化数据库和各种定量分析工具 。
在这种模式下，知识工作者定义并整合自己的信息环境 。长期以来，在拥有先进专业知识和技能的自我管理知识工作者中，采用自由获取信息的方法尤为普遍 。
他们的业务活动被认为是非常多变的，甚至带有个人特征，因此很难用明确定义的流程来建模或构建它们 。他们对访问信息技术资源的需求，包括从互联网到各种在线数据库，从社交媒体到商业工具(如电子邮件、电子表格、演示工具和更复杂的商业智能分析工具)，也被认为是折衷的和不可预测的 。随着技术进一步渗透到个人生活和工作的壁垒中，经常看到这些员工在家从事有偿工作 。
在办公室处理自己的私事 。自由获取信息的模式假设知识工作者作为专家，知道哪些信息是可用的，并且可以自己搜索和管理这些信息 。它还假设他们可以自律，以避免在工作中，
浪费时间上网或看色情、体育内容或有趣的YouTube视频 。当然，这些假设有时可能是不正确的 。知识工作者通常喜欢自由获取信息 。在他们的工作流程和如何使用信息中，
这种方法提供了很大的自主性 。对于雇主来说，这种积极的感觉可能有助于留住人才，让员工更投入地工作 。信息的自由获取非常适合于各种突发事件难以提前预测的工作 。然而，结构化过程技术不足以应对这种情况 。自由获取信息使员工能够创造性地应对不确定性和模糊性 。支持自由访问模式的信息技术相对容易实现 。
任何人都可以轻松访问互联网和社交媒体，任何网络浏览器都可以访问第三方数据库——尽管封闭的企业文化有时会阻碍知识共享 。大多数知识工作者都知道如何使用基本的办公工具来提高工作效率，有些人甚至非常擅长 。系统集成是次要问题，
因为知识工作者是信息流的中心 。自由获取信息的问题也相当明显:虽然知识工作者可能知道如何使用技术工具，但他们可能不擅长搜索、利用或共享知识 。由此造成的效率损失可能相当大 。几乎没有具体的指标来衡量工作效率 。当然，
对效率和信息的精细监控有助于提高生产率，但也存在与自由获取信息的精神相冲突的风险 。为了提高工作效率，在大多数情况下，企业可以将工作任务发送给任何有时间和专业技能并且能够在全球范围内承担这些任务的员工 。结构化模式还可以促进任务的协作和协调 。
有许多工具可以帮助企业部署多个员工和团队来处理案件 。这些系统通常包含由企业组织中最优秀的专家确定的业务规则或算法，这些规则或算法可以帮助企业决定是否引入政策、发放贷款或支付索赔 。因此，对于管理者来说，这些系统可以提高决策的质量和一致性，
同时，它还可以通过自动化或半自动化来加快决策速度 。推荐阅读:如何激发人的潜能昌松咨询意见:为了提高工作效率，大多数情况下，


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