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条理性的重要性

为什么已经做得足够多了 ， 还是会有问题不断冒出来 ， 将刚刚归置好的工作搅成一团乱麻？为什么一天从早忙到晚 ， 却总是越忙越乱 ， 时长忘记事情 ， 落得个不靠谱的名声？ 以上问题的根源就在于——做事没条理 。 许多人认为做事有条理是一个人的个性问题——真正有条理的人大脑线路异于常人 ， 他们拥有整齐存放的文件夹和记住截止期限与待办事项的记忆力——这简直荒谬 。 条理性是一种可以学习的技能 ， 要靠专门的设计和保持 。 如果你有一个设计精良的组织系统 ， 你就能花很少的力气把一切保持得井井有条 。 那么 ， 想要提升自己的条理性 ， 该从哪些方面入手呢？以下三条你要学会 。 01、条理性带给我们的是什么？ 条理性与生产效率的关系极其微弱 。 我知道很多生产效率很高的人 ， 他们经常把东西搞得一团糟 。 条理性的真正目的在于减少记住所有事情所需要的脑力 。 如果你没有一个系统让所有事情都井井有条 ， 你就需要用脑子把这些都记住 。 然而 ， 你的头脑并非那么可靠 。 学习条理性技巧意味着接受“少点儿混乱 ， 少点儿压力”的哲学思想 。 这说明组织有两个前提条件： 1. 你的物理环境 让事物都排列有序 ， 仅仅整齐是不够的 。 给每个物品一个规定好的地方 ， 避免杂乱无章 。 2. 你的任务和工作 有一个知道如何处理待办事项的有组织的系统、日历和计划会帮你减轻许多压力 。 当你的组织系统把一切事情都安排得妥妥当当的时候 ， 你可以专注工作 ， 不用随时记住接下来要做什么 。 02、如何保持条理性 1.捕捉装置 捕捉装置是一种无论何时都能记录事情、想法、项目、任务或者通知的方法 。 我的捕捉装置是口袋里几张4×6尺寸的卡片和一支笔 。 无论什么时候我想记下接收到的信息 ， 我都会写在纸上 。 回到家 ， 我就会把这些信息誊到更精密的储存信息的系统中 。 捕捉装置是解除记忆压力的首要方法 。 善记笔记的能力可以让你避免不慎遗忘时间、后续要求或新的待办事情 。 拥有一个捕捉装置也是尊重他人的体现 。 相比那些只是说“我会再和你联系”的人 ， 我会更尊敬那些有具体书面要求的人 。 2.给所有东西规定放置的地方 要做到有条理 ， 关键是给每个东西规定一个放置的地方 。 家里的每一个物品都应该放在该放的地方 。 每一项任务、事情和项目都应该在你的系统里有一席之地 ， 等待着你来处理 。 混乱就是由一些无处放置的东西不断堆放引起的 。 一旦你的屋子有一些类别模糊不清的东西不能被快速地收置起来 ， 屋子就会混乱 。 有些东西不能明确地归为某一类 ， 有两个选择可以解决这个问题： 如果你觉得这个东西不经常出现 ， 你可以把它放在相关类别里面 。 如果它时常新增 ， 那就找另外一个地方放起来 。 如果你会收到很多银行账单 ， 你可以用一个全新的以“银行”命名的文件夹 ， 这个文件夹可以放许多类似的文件 。 3.简单的组织系统 在过去的几年中 ， 我一直在用一个非常有用的组织系统 ， 它把我所有的工作信息分成三类：项目、任务和活动 。 几乎所有我需要记录的都属于这三大类中的一类 。 至于那1%无法归入的特殊情况 ， 我专门做了一个杂项的表来收集这些随机的想法 。 这个方法很重要 ， 所以接下来我会逐一探讨每一个类别 。 1项目 第一个大类是项目 ， 一个项目是有共同目标的许多个任务的集合 。 任务缺乏结构 ， 在工作的海洋里 ， 它们像是游来游去却没有脊骨或复杂的神经系统的水母 。 但项目不同 。 有了项目 ， 任务被集合在一起 ， 突出了某些事情的重要性 。 写一本书是一个项目 ， 写其中的一页就是任务 。 我用一些小纸条来细化我的项目 。 这些纸条概述了我理想的结果和为了完成结果需要做的任务 。 完成项目而非任务是十分重要的 ， 所以我更加注重灵活性 。 如果我决定不在书里写某一章 ， 我就可以不写 。 一个任务的牺牲可以换来整个项目的完成 。 项目相对稳定 ， 不会因为新的信息而被快速更新 。 所以 ， 项目可以帮助你规划未来几周甚至几个月的生活 。 因此 ， 在我的系统的三大类中 ， 项目是更新最少的 。 2任务 第二个大类是任务 ， 就是具体要去做的事 。 任务是一些需要完成的比较小的、独立的行动 ， 有三个部分： 总体待办事项——包含那些既不属于项目也不属于活动 周目标——我主动要去做的事情 日目标——我每天唯一需要检查的内容 项目会把具体的任务分配到每周的待办事项上 。 活动也会在每晚分配到每天的待办事项中去 。 任何没有项目的任务我都会把它归为总体的待办事项 。 每周它们会随项目工作一起被分配到周工作列表中去 。 如果这周就要完成一个新的任务 ， 我就会把它调整到周列表 。 如果这个任务这一天就要完成 ， 那就直接归入日工作列表 。 3活动 活动是一些只能在特定时间干的事 。 尽管我的待办事项可以在任何时候做完 ， 但是活动常常有时间限制 。 如果我跟保罗约好12点吃午餐 ， 那14:30吃就是不可以的 。 我有一个日历来记录活动 。 如果活动日快要到了 ， 我就会把这个活动从日历移到我的每日工作列表上去 。 我不会把它放在周列表中 ， 这样可以避免周列表上的事情太多 ， 看不过来 。 4.写出你的目标 将目标写下来有几个好处： 1. 让目标不被遗忘 。 2. 给你动力去完成目标 。 3. 可以让你有一些模糊的想法 ， 并把它们变成具体的目标 。 我把我的目标和项目都放在一个夹子里 ， 而且我更喜欢用纸来写下目标是因为这样更具体 ， 更加切实可行——拿着一个亲手写下的目标如同拿着对自己许下的一份契约 。 当你完成了哪一个目标 ， 可以在纸上对照着看 ， 然后把它放入夹子的另外一个地方 。 已经完成的目标会带给你巨大的动力 ， 快速浏览它们会让你有信心完成更多的目标 。 但是在那之前 ， 得先把目标写下来才行！ 5.分支法 我相信人无法提前设计一个完美的组织系统 。 人的生活在变 ， 信息的种类和设定的目标也随之变化 。 与其寻找“完美的”系统 ， 不如建立一个能随时适应新变化的系统 。 分支法就是这样一个系统 。 有了它 ， 你要定期检查你的组织系统 。 检查的时候注意这几件事情： 1. 有没有哪些类别里面包含了太多东西？ 如果有 ， 把它分成小的类别 。 2. 有没有哪些类别没有用过？ 把它归入一个相关的类 。 不过 ， 如果这个类别经常需要检查（待办事项、日历、文件） ， 加进去太多东西有点危险 。 3. 有没有可以建立的新类别？ 如果你有新的工作 ， 你可以建立一些以前没有的类别 。 单独分开它们 ， 避免跟已有的系统混在一起 。 6.做你承诺过的事 我猜至少60%保证做却没做到的事情都是因为忘记了 ， 而不是因为做不到 。 比如有人问你件事 ， 你忘记回复了 。 他发了邮件给你 ， 但那封邮件就躺在你的收件箱内 。 想要变得更可靠 ， 第一步是记录你的捕获装置上所有的话 。 如果有人跟你要什么 ， 你首先应该写下来 。 在谈话的时候 ， 我不会让任何行动进入到我短期的记忆里面 。 对于这条规则 ， 我唯一的经验就是把这个条目直接归入我的任务、活动或项目类别里 。 下一步就是保证一些模糊不清的条目可以归入你的周和日目标中 。 假设你答应给某人发一个报告 ， 但并没有说明具体的时间 。 那么你应该给自己设一个时间线来完成这件事 ， 把它加进你的日目标、周目标或是日历里 。 这样你就能够保证它最终出现在你最新的任务列表中 。 如果你的系统没有这个功能 ， 那这件事情很容易无限拖延下去 。 在跟你共事的人眼中 ， 经常性的拖延可是像不守信用一样糟糕 。 7.阅读笔记 怎么整理你学到的东西？对大学生来说 ， 他们可能已经有了一套做笔记和划重点的系统 。 一旦毕业 ， 你怎样让你得到的知识和想法显著和突出呢？ 我发现 ， 在阅读的时候 ， 用活页夹来记笔记是一个有用的方法 。 这样可以在读一本书时记录一些好的思想、语句和有趣的信息 。 虽然不需要考试 ， 记笔记看起来有些呆板 ， 但用笔记本从几个方面来说都是有用的： 1. 它帮助你抓住一本书的核心思想 如果你想回头去看这本书 ， 找出关键信息 ， 你只需浏览2～4页笔记 ， 而不是200～400页的书 。 2. 它比书页折角和画下划线快 在书上做笔记是很快的 ， 但事后你想查看起来就慢得多了 。 在笔记本上记录可以让你更快地回忆书上内容 。 3. 你的记忆不是完美的 我发现 ， 一本书上的知识只能在我的头脑中活跃一个月左右 。 笔记本却可以充当一个恢复记忆的工具 。 03、整齐VS有条理 整齐和有条理还是有一些差别的 。 当你的书桌非常杂乱的时候 ， 你可以让它变得干净整洁 。 而有条理并不是该表面现象 ， 它该是一个让你找到东西和储存东西都变得容易的系统 。 成年人也很容易陷入这个陷阱之中 ， 尽管你并不是清扫文件柜底下的杂物 ， 而是单纯的整理 。 但条理性是一个系统 。 这就意味着要想有条理 ， 你可以： 1. 把新的东西放在该放的地方——包括无形的东西 ， 比如任务和重要的信息 。 2. 找到你需要的东西不能花费太长时间——花几小时找一个东西就是没有条理性的标志 。


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