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培训人社区|德鲁克：管理者如何掌握自己的时间？( 二 )


一位管理者的职位越高 ， 其不能自行支配的时间也一定越多 。
培训人社区|德鲁克：管理者如何掌握自己的时间？
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组织的规模越大 ， 其用于维系组织运行 ， 而非用于发挥组织功能及生产的时间也一定越多 。
因此 ， 有效的管理者知道他必须集中他的自由时间 。 他知道他需要集中整块时间 ， 时间分割成许多段 ， 等于没有时间 。
时间如果能集中 ， 即使只有一个工作日的1/4 ， 也足可办理几件大事 。
反之 ， 零零碎碎的时间 ， 纵然总数有3/4个工作日 ， 也是毫无用处 。
所以 ， 时间管理的最后一步 ， 应该是将可由管理者自行支配的零碎时间集中起来 。
至于如何集中 ， 则各人有各人的办法 。 有些高层人员 ， 在一星期内 ， 留有一天在家工作 。 许多杂志主编和主持研究的科学家 ， 就常采用此法 。
还有人将会议、审核、问题分析等例行工作 ， 规定排在一星期内的某两天中办理 ， 而将其他日子的整个上午保留下来 ， 用于处理真正重大的事务 。
上个例子中的某银行总裁 ， 正是这样管理时间的 。
召开业务会议、约请高级职员讨论和接待重要客户之类的工作 ， 都排在星期一和星期五 。
星期二、三、四的下午 ， 则不排固定的工作 ， 用来处理其他事务 ， 例如研究突发的人事问题、约见回国的国外分行经理、接待重要客户或前往华盛顿出差之类 。
但是在这三天的上午 ， 他会事先排定时间来处理重要事项 ， 并以90分钟为一个单元 。
培训人社区|德鲁克：管理者如何掌握自己的时间？
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另一个常见的办法 ， 是每天下午都排定一段时间 ， 在家里办公 。
卡尔森教授在他的研究报告中 ， 曾提到一位最有效的管理者 。
这位管理者每天上午上班前 ， 总有90分钟时间留在家里 ， 不接电话 ， 专门从事研究工作 。 如果还要准时上班 ， 那么早上在家里自然就得早早开始工作了 。
不过这种做法 ， 总比每天下班后把重要事务带回家去 ， 晚饭后再花3小时处理的方式好得多 。
因为那样不免过度劳累了 ， 中年以上的人最好是早睡早起 。
但现在喜欢把工作带回家来开夜车的人越来越多 ， 这往往会造成一种不好的情况：人们以为可以晚上加班 ， 因此反倒没有抓紧白天的工作时间 。
－04－
注重时间的使用方式
不过 ， 话又得说回来：集中自己的时间 ， 集中的“方法”倒在其次 ， 重要的是时间如何使用 。
许多人把次要的工作集中起来办理 ， 因而匀出一段整块时间来 。 但这样的方法并无太大的作用 。
因为这样的方法 ， 使人在心理或时间上 ， 仍然放不下那些次要的事情 ， 放不下那些很少贡献而又认为不能不做的事情 。
结果终究还会产生新的时间压力 ， 来占用他的自由时间 ， 牺牲他应该做的事 。
培训人社区|德鲁克：管理者如何掌握自己的时间？
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几天或几星期后 ， 他已经“集中”的自由时间 ， 又会被那些所谓“新的问题、新的紧急事件、新的麻烦”瓜分得无影无踪了 。
有效的管理者 ， 第一步应先估计究竟有多少“自由时间”真正是他自己的时间 ， 然后保留出相当分量的一段连续性的整块时间来 。
一旦发现还有别的事情在“蚕食”他保留的时间 ， 便立刻再仔细分析他的时间记录 ， 再将其中比较次要的工作重新过滤一次 。
他们已知道这层道理 ， 因此不至于过分删减 。
－05－
时间的控制与管理不能一劳永逸
一切卓有成效的管理者都懂得：对时间的控制与管理不能一劳永逸 。
他们要持续不断地做时间记录 ， 定期对这些记录进行分析 ， 还必须根据自己可以支配的时间的多少 ， 给一些重要的活动定下必须完成的期限 。


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