怎样构建自己的笔记系统( 八 )
我认为对史料应该设置三组标签。第一组是地点，为的是研究空间/地域/籍贯时检索方便，第二组是人物，为的是建立人际关系网时检索方便。第三组才是关键字等感兴趣的角度。
4.题录信息
推荐使用Firefox上两款插件一起使用：Zotero和Zotfile。两款软件在网上均有较为全面的教程。在安装之后，你可以直接从中国知网、豆瓣一键抓取论文和书籍的基本信息，不必手动录入、导出。
5.存储和备份
这也是一个很大的话题。我们只能先就着中国史研究的实际情况谈谈。由于国内的云服务始终处于很混乱的监管之下，谁也不知道现在具体应该遵守的规则是什么。（比如，读书笔记保存在云端时有没有敏感词屏蔽？那样的话是不是搞新疆研究的都不能用云服务了？）因此，定期备份笔记很重要。
简单的备份，可以直接存在云端。在此我推荐微软的OneDrive。第一，它和Windows的文件夹功能对接得最平稳。第二，它和OneNote是一家的，可以直接打开备份。第三，它是目前唯一一家在中国大陆基本还能使用的国外网盘，其他如GoogleDrive、Dropbox等都必须翻墙。
当然，再可靠的云服务，也比不了本地存储，也就是自己的移动硬盘甚至光盘。在此我推荐OneNote导出为docx格式的功能，这样你可以保存在自己的硬盘里。更保险的办法是刻成光碟，能撑20年左右，只是编辑不方便。即使最糟的情况出现——微软账户无法连接，Word和OneNote再也用不了，你只要有一个能打开docx的软件如WPS之类就能继续工作。
同理，纸本笔记也可以考虑保留。虽然它肯定不如OneNote上全面，但……万一停电了呢？
另外，很多云服务可以同时作为文献的存储机制。最常见的应用方法，就是Zotero+Zotfile+OneDrive联用的文献管理机制。这个在网上有很成熟的教程，不再赘述。
6.平板电脑的选取
这个可行性有限，放最后说吧。我们看到，OneNote的使用，是这个系统的核心。如果我们能够进一步提高阅读器与OneNote的舒适感，则效果会更好。在此我郑重推荐SurfacePro3。它的触控笔手感非常好，如果把文献导入OneNote后，可以写写画画。这个阅读体验是很舒服的。
最后说一句，卡片当初能大行其道，关键在于史料不仅是碎片化地构成文章，也可以被碎片化地传承下来。我们在阅读前人论著时所做的读书笔记，往往并不是简单的“记录大致内容”等着写文献综述用。前人往往会提示很多重要的史料，注明了出处，我们只要将这些史料摘抄下来、放入笔记中，打好tag，虽然没有读到原书，但以后使用起来和自己亲手抄得的史料并没什么不同。这应该说是读书笔记最重要的用途。
■用了四个月时间，我把GTD日程管理搬进了印象笔记。
为什么要使用GTD来管理日程？《尽管去做-无压工作的艺术》一书中是这么说的：
直到你澄清了所有的问题，作出一切必要的决定，并把结果存储到那个系统中去，同时心里十分清楚，需要时你能够随时调用查询这个系统，你的大脑才会放松下来。你可以骗过所有的人，但是你却无法愚弄自己的大脑。它能够明察秋毫：你是否已经作出了必要的决定，是否已把预期的结果和行动的提示信息寄存于一个安全可靠的地方，以便这些信息能够在恰当的时候在你的意识中浮现出来。简单地说，我们需要把生活中大大小小的事务都放入这个系统中，让大脑免去记忆它们的负担和压力，从而提高行动时的效率。
接下来，我们再来重温一下GTD的整个流程是怎样的，这里我用MindNode绘制了一份GTD的流程图。
首先，我们来看看流程中的第一个步骤——「工作篮」，也就是「收集」阶段，GTD鼓励我们将生活中大大小小的事务都放入「工作篮」中，从参加一场会议到清理墙角的一块污迹，事无巨细。而印象笔记最值得称道的就是它的收集功能：
丰富的收集方式：照片、文字、语音、剪藏都可以快速得记录新内容，无须额外的转换工作。对多平台的良好支持，可以满足任何地点的收集需求。与众多第三方应用结合，可以发挥更大的威力。例如，将印象笔记与Pocket绑定后，就可以直接将Pocket中的文章收集到笔记本中。在我使用过的应用中，还没有哪一款的收集功能比印象笔记更强大，而「收集」是GTD流程中的第一步，也是非常关键的一步（能否做到100%的收集），这是我选择印象笔记建立GTD系统的第一个原因。
行动清单和资料的整合我选择印象笔记的第二个原因，在于它可以将事务清单和工作资料整合在一起。市场上的GTD应用，如Omnifocus、Things，只能管理待办事务，而对待办事务的参考资料，则无法有效管理。即使是Omnifocus这样成熟的GTD应用，也仅仅支持为清单中的事项添加附件，很难作为主力办公平台来使用。而我希望在同一个平台上管理我生活中的每一件事，事实证明，只有印象笔记等笔记类应用才能满足这一要求。
强大的搜索功能众所周知，印象笔记的搜索功能是十分强大的，对图片、附件中的文字都可以进行搜索（印象笔记在初创时是做图片内文字识别的）。善用搜索，即使不花很多时间整理笔记，也能快速找到我们需要的资料，这就为我们建立一个随时可调用的系统提供了极大便利。
理解了GTD的基本流程和印象笔记的优势，就可以开始建立我们的GTD系统了，我将按照收集、整理加工、行动、回顾的顺序，逐一讲解。
收集收集的工作相对简单，但却非常重要，一定要养成把生活中每一件事都放入「收集箱」中的习惯，无论是第二天要参加的紧急会议，还是与朋友的约会，亦或是走在路上突然冒出的灵感。
只有把所有吸引注意力的事归拢到一起，放到一个篮子中，我们的大脑才能放松下来，并具有更高的控制力。我在印象笔记中建立了一个「收集箱」笔记本，专门用来收集生活中大大小小的事务。
当然，这些资料不能永远放在「收集箱」中，我们还要适当得处理它们，这就是我接下来要讲的——清空收集箱。
小建议：将「收集箱」作为默认保存笔记本，可以减少每次收集时选择笔记本的麻烦。
加工和整理清空「收集箱」的过程，也可以说是加工的过程。对于两分钟内就能完成的事情，我会立即去完成，例如回复一封简短的邮件、回复微信消息，对于无法立刻完成的事情，我会将它们加入到行动清单中，例如一篇长文的写作。
按类别整理行动清单当事务较多时，将所有事务都放在一个清单中容易造成混乱。为了更好得管理不同类别的事务，我建立了一个「行动清单」笔记本组，包含「个人生活」「开发App」「写作台」「学习」共四本笔记本（代表了我生活中的四个方面），并将收集箱中整理出来的事务分门别类得放到笔记本中。（如何建立笔记本组）
如何管理大型项目对于一些比较简单的事情，一条笔记就足够了，例如「阅读派早报」。但对于大型的项目，例如开发一个App，或是写一篇较长的文章，常需要多条笔记来管理，必要时还要保存资料作为参考，这些内容如果也放入「行动清单」中，就容易造成「行动清单」的混乱。
如何解决这个问题呢？我的做法是建立专门的「项目资料」笔记本来存储大型项目的内容、资料，并在「行动清单」创建一条对应的笔记统一管理。
举例来说，这篇文章我总共分了六个部分来写，每个部分都对应一条单独的笔记，用来记录写作的思路和参考资料。而在「行动清单」中，我创建了一条笔记来统一管理、监控这六个部分写作的进展情况，每一条子任务都可以链接到对应部分的笔记。（创建笔记目录导航的具体方法，请参考这篇文章）
还记得我在文章开头说的用印象笔记管理日程的第二个优势吗？我们成功实现了行动清单与工作资料的统一，同时也保证了行动清单的整齐有序。
别把工作台当成图书馆需要说明的是，我的印象笔记中还有专门的「资料库」笔记本组，但它与这里的「项目资料」是两个概念。「资料库」更像是我的个人图书馆，优秀的素材、好的文章、查询过的资料，我都会放入「资料库」中，方便日后查阅。而「项目资料」更专注于为当前的行动服务，在工作结束后，这些资料中依然有价值的会进入「资料库」，而没有使用价值的资料，我会直接删除或是存档。
做到这一步，所有可以立刻付诸行动的内容都得到了有效的管理，而对于无法立刻付诸行动的事情，比如「去日本旅行」、「去登山」，我一般会将它们放入「未来/以后可能会做的」清单中。这些事可能是我未来工作的一部分，也可能是我的一个梦想，我会定期核查「未来」清单，将其中的内容删除或是放入到「行动清单」中付诸行动。
小建议1：对于最近正在处理的事务，将它们对应的笔记添加到快捷方式中，查看起来会更方便
小建议2：对于经常要用到的列表或清单，可以保存为模板方便下次使用，例如去学校要带物品的清单，我会将他保存在我的资料库中。
行动经过加工和整理，任务清单已经整装待发，就等着我们行动了。那么，我们应该如何选择行动方案呢？在地铁上的零碎时间我们应该做什么？清早起床精神最好的时候应该做什么？
GTD系统是借助「情境」这一概念来解决做什么的问题的。简单来说，GTD使用4个标准来决定当前的行动：
环境：你身处什么地方？此刻能做什么？比如，当你在车站等车的时候，「打扫厨房」这件事显然就不现实。时间：你现在有多少时间可用？例如地铁上的零碎时间就非常适合用来浏览当天的新闻。精力：一些简单的事情（给花浇水、买牛奶），即使在精神疲惫的时候也能轻松完成，而一些消耗脑力的事情（写作、计划旅行）则需要我们全神贯注。重要性：哪些事情需要优先完成？显然，对于第二天就必须完成的工作，我会优先处理。善用「情境」，可以帮助我们解决一些由来已久的问题，例如碎片时间的利用：如果我们预先没有想好10分钟的时间应该做什么，那么我们就会不知所措，从而屈服于我们的习惯，打开微信，刷刷朋友圈或是看看微博。而使用「情境」系统后，当我们不知道做什么时，就可以有选择得到我们清单中找事情做。
用标签来实现情境显然，印象笔记没有为笔记设置「情境」这一功能，但我们完全可以通知设置标签来达到同样的效果。我的印象笔记标签设定如下：
环境：电脑（当前可以使用电脑）、外出、移动设备（当前可以使用iPhone等移动设备）、在家、在学校时间：10分钟、30分钟、1小时、2小时、4小时精力：简单、中等、困难重要性：**1、**2、**3，其中**1代表紧急的事务为「行动清单」中的事项加上合适的标签后，实际行动时，我们就可以根据「情境」快速筛选出当前最合适的工作。一般来说，我会首先查看一下是否有标签为**1的事务，如果有，我会优先完成它们。接下来，再根据环境、时间、精力等因素，选择合适的事项来处理。
小建议：对于需要在特定日期执行的事务，大家不妨为事务对应的笔记设置提醒，只需点击右上角的闹钟按钮即可创建提醒事项。可以看到，创建完成后，笔记列表的上方会出现一个类似待办清单的列表。
回顾定期对我们的系统回顾进行回顾是非常重要的，DavidAllen在他的书中举了一个例子来说明：
你手上有一堆电话要打。一旦你的清单并不能包括你所有需要打的电话，你的大脑就不再信任这个系统了，因此，它也不能从低水准的脑力劳动中解脱出来了。结果你的大脑又不得不重新担负起记忆、加工处理和提醒的责任,也就会像以前一样低效率的运转。遵循一定的规律回顾检查我们的系统，并不断更新它的内容，让它功效发挥正常，这样我们才会信任我们的系统，并对这一整套工作体系充满信心。一般来说，我会从下面三个核查我的系统。
前一天未完成的工作
仔细检查日程表上已经过时的那些日期,搜寻未完成的工作、参考信息等诸如此类的资料,并将它们重新纳入到你当前运行的系统中。
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