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怎样构建自己的笔记系统( 七 )



我自己的公众号，一般情况下1~2小时写完一篇文章，格式编辑连带找配图0.5小时。核查两遍格式和错别字，没什么问题就推送了。

平时一些零散的想法、看到的好句、读书笔记之类也会在为知笔记里记录。
和“二、信息汇流”一样，这些零散的想法、句子需要定期查看，该分类保存就保存，不能用的就直接删除。


总结一下：
笔记系统应该和你希望笔记所达到的功能对应，而功能又会和你的职业、习惯挂钩，所以笔记系统因人而异。根据我的习惯以及笔记系统能够做到的范围，我希望我的笔记系统实现这四个功能：时间管理、信息汇流、信息备份、文章撰写。也是因为“信息汇流”、“信息备份”这两项，注定了这套系统需要能够全平台同步、易于搜索的云笔记。时间管理四大部分：杂事收集箱、进度日程表、待办行动清单、回顾反省系统，缺一不可。信息汇流：善用一键保存到为知笔记的功能及插件；留有信息缓存区；及时清理，及时分类，及时输出。信息备份：善用为知笔记的加密功能。文章撰写：写文章、收集零碎想法都可以。同样注意及时清理、归类。

写了这么多，希望能够对你有所启发。
有用的话给我点个赞？

■这个答案撰写于2015年。当前可能已经不适用，需要更新。请各位读者留意这一点。
凑个热闹，说说史学类的读书笔记吧。前几天刚刚写过关于这个问题的东西（从卡片柜到OneNote）。
个人的看法，笔记软件在辅助文史研究上，潜力相当巨大，几乎可以整个改变研究的习惯。简单而言，善用笔记软件，建立好的笔记系统，可以从采写、存储、调用、检索、组织五个方面，大大节省人的精力。同时，由于资料在这个过程中被多次阅读，经常能产生新的想法。这一点，是老一辈学者的卡片柜子所难以达到的。那么，如何利用常见笔记软件（如OneNote、Evernote/印象笔记、为知笔记等）来组织自己的笔记系统呢？这个问题并不那么简单。我也只是初入门。
为了读者的方便，我会先说明我所设计的笔记方式，然后再说这个方式对应了什么样的需求。
（一）笔记的工作流程1.在读书时采写笔记
阅读纸本书籍时，则可以用纸笔或OneNote/Evernote记录。在页面开头写下所读书籍的书名、作者及出版信息。以下按条记录，每一条开始前记录页码，只记录对自己有价值的内容的缩略或自己的想法、评论。需要摘抄原文时，一律使用手机/平板电脑上的扫描APP（ipad上我用的是ScannerPro）同步到OneNote里。
阅读PDF时，用OneNote/Evernote记录。记录缩略时与上面基本相同。需要摘抄时，直接截图贴入OneNote页面。
看到了有价值的网页/微信链接页面等，将页面发送到pocket，再导入Evernote。
2.每天整理笔记
每天晚上整理当天笔记。
摘抄的内容已经变为OneNote里的图片了，使用OneNote自带的识别功能（“复制图片中的文本”）导出文本，原图片删掉。将摘抄和缩略合并。



（注意这样识别出来的文字会有很多空格。可以扔进Word里把空格都替换掉再弄回来。此外也可以用ABBYY识别，但这个软件略贵。）
将今天的原始记录（Evernote、OneNote、纸）全都录入/复制到OneNote的“读书笔记”（随便起个名）笔记本里，按字母排列分区顺序。然后给笔记逐条打tag，特别是史料，标明感兴趣的方面、史料的地点及涉及的人物。这是按文献篇目归集的笔记。做完后，将OneNote里做好的笔记复制到Evernote里，给页面也按需求打上tag。



另外要有一个“卡片条目”笔记本，主要是按兴趣归集的笔记，其中的分区是按照你所感兴趣的问题设置的。可以将“读书笔记”笔记本中的某一条连内容和tag一起贴到该分区的相关页面。
3.调阅
工作时，若在自己的计算机前，则使用OneNote桌面端。若不在计算机前，可使用OneNote或Evernote的网页端或平板电脑客户端。
4.检索
OneNote中将“查找标记”和搜索框（即在全文中搜索关键词）结合使用。Evernote与此大致相同。
5.生成
在OneNote建一个“工作笔记”笔记本，这里面基本就是论文的草稿。把检索到的笔记一条一条复制过来，按照章节、逻辑等方式分类，接着连缀成文即可。
6.备份
每隔一段时间，将OneNote里的“读书笔记”笔记本导出为一组PDF和docx文件，然后找个移动硬盘放起来。
以下我们将解释这个流程的用处。
（二）笔记功能的需求对于中国史多数研究者而言，笔记的内容几乎都是文字，录音、图像的保存和转换相对来讲不那么重要。于是我们的对象很明确，就是文字资料的处理。
我们不妨想想，以前学者怎么用卡片？制作卡片的时候，写上资料的出处和简单提示；整理卡片的时候，将相似的材料合并；调用卡片的时候，要打开柜子、按分类法和提示来翻找；最后根据出处来查找原文，甚至直接根据提示自己演绎几句。这正蕴含着我们的需求：采写、存储、调用、检索、生成。
采写，即是对资料（论著或史料）的摘抄或缩略，也就是读书时的笔记。具体而言，包括三种情况：
(1)读的是纸本资料。缩略可能用纸面笔记尚不太麻烦，但大段摘抄则纸面就不划算了，需要把有用的纸书页面较为快捷地输入到笔记中、并转换为文本。
(2)读的是电子书。需要把PDF页面导入笔记中，并转换为文本。
(3)读的是网页。其实近年来很多论文、短文和史料都有网页版本，有的来自文史类网站如“中华文史网”等，有的干脆就来自微信公众号。虽然不少清高之士对此不屑一顾，但由于社交媒体的兴盛，大家每天都会读到。需要把手机或计算机上的网页内容“剪藏”（去掉边栏、广告和多余的图片，并尽量简化字体格式）到笔记中。
存储，主要关注笔记的可导出与可携带性。老先生们可以一天不离开家，学生们总不能带着卡片箱子去给老板取快递、送材料吧。于是一个最基本的要求就是笔记得能同步到云端。然而云端的一个明显的问题是，万一网站被墙了/帐号被盗了/服务器抽风了怎么办？于是我们需要这个平台能够把已有的笔记以不太难破解的方式导出，找个硬盘/光盘存起来备份。
调用，指的是让你随时进入工作状态。假设这样的场景：你老板打电话说九点来开会，你到了办公室，空无一人；九点半给老板发短信，老板说马上就到。你等到十一点，老板还没来，正当你打算走人的时候，老板手拿公文包、身披大衣、西装革履、风驰电掣地走到了走廊里，说：啊呀真不好意思，孩子发脾气不让走，让你空等半天，我们先去吃饭吧。吃了个马拉松的饭，听老板讲了半天革命家史，回来办公室，谈了一小时论文，才返回寝室/图书馆。这时已经是下午近三点，你人困马乏，打个盹，白天就快过去了。恭喜你，又浪费了一天的时间。
这里的问题在哪？关键在于，你在老板办公室里等着的时间没有利用上。如果你能打开老板的计算机，登录网页版OneNote，又如果你随身带着一台装了Evernote的手机或者ipadmini，你完全可以立刻打开笔记软件，整理过往的笔记，或者边看手机里的电子书边写新笔记，这和你平时的工作状态是类似的。作为学术共同体里最底层的生物，研究生总是不得不浪费大量的时间在交通、等候上，不可能随时坐在自己的计算机前，故而随时随地调用笔记，非常重要。
此外，作为学生，有时还是要炫耀自己有“急智”的，要脱颖而出。比如开会、和别人谈话、听报告的时候，可能会迅速冒出一个问题，需要文献支持。这时候如果你能方便地调用笔记、罗列资料，那么无疑对炫耀才学有些帮助。
具体而言，调用包括两项：需要一个比较好用的网页版，以便在其他计算机上临时调用。需要多平台移动端，以便在平板电脑/智能手机上调用。强调多平台是因为你会换手机。此外，还需要它能尽量稳定地上传和下载。但这个事情在中国大陆很难办。
检索。如何加快检索笔记的效率，这是世界级难题，而内含大量文言文的中文笔记的检索效率，更是难上加难。特别地，由于中国史史料中同义词太多，全文检索的局限性很明显。例如，你如何在全文检索“司马光”时，让计算机把含有“温公”二字的资料也加入到结果里？故而我们不能太指望现有的全文检索技术，必须靠手动建立一个tag系统。换句话说，我们需要笔记系统能够比较方便地给一条/一组记录打标签。这里要强调，卡片柜是一个“分类”机制，相当于每张卡片只能有一个标签。这是非常不便的，因为大多数史料都不只有一种属性、一种用法。一条史料的标签应该是很多个的，甚至连标签也应该分类（人物标签、位置标签、属性标签、使用方法标签等）。
检索出来的结果，可以直接输入到文本编辑软件，进而连缀成文。
（三）笔记功能的建立有了上面说的需求，就可以来说说如何建立功能了。
1.笔记平台的选取
目前常见的笔记平台其实有四个：微软旗下的OneNote，Evernote，印象笔记（Evernote的中国版），为知笔记（或者叫Wiz）。其他的还有有道云笔记等，功能明显不如Wiz，就不再细说了，大家类推即可。我只把它们和历史学研究关系较大的优点和缺点简单说一下。
(1)OneNote。优点：和Office对接最好；不联网时性能也稳定；导出备份较容易；文本编辑功能最好；正文可以打标签。缺点：被墙干扰导致同步慢；ios和Android客户端功能不大流畅；网页剪藏功能差；存储空间有上限（花钱买了Office365的话上限基本用不完。
(2)Evernote。优点：多平台较流畅；剪藏插件功能好；不限总空间（按月限制流量）；页面可以打标签。缺点：文本编辑功能较差；中央开会的时候会被墙；标签不能分类；全文搜索要收费。
(3)印象笔记。其实就是在中国单独运营的Evernote。与2相比，优点是没有被墙的问题，同步速度很快，收费账户价格便宜。缺点：服务器在中国（具体会有什么问题稍后再谈）。（其他的小问题跟本文没啥关系，不细说了。）
(4)为知笔记。除了跟Office对接不如OneNote外，基本功能都非常好。缺点：服务器在中国。
故而我在此建议，对于不太会翻墙的人，请使用为知笔记；对于稍微懂点翻墙的人，我觉得OneNote和Evernote联用效果最好。OneNote的正文tag功能和分区功能适合写大论文时组织史料长编，而Evernote的页面tag功能适合简单检索。
（我不用为知笔记的原因有四。其一是我知道它的时候笔记已经记太多了。其二是为知笔记的WindowsPhone客户端很不好用，而我恰好是一个WindowsPhone用户。其三是它是中国公司，怕它哪天突然告诉我“某安局某办公室告知我们，米华健曾经和某区独立运动分子参加过同一会议，所以我们删掉了服务器上全部关于此人的记录，你的新清史笔记全没了，别怪我们，谁让你生在中国啦”，小鬼太多，怕了。这个问题在印象笔记中国版也存在。）
2.摘抄方式：ScannerPro/OfficeLens
缩略和评论因为是原创内容，必须自己来写。但摘抄就不一定了。做笔记的同志们，一定都会对摘抄很头疼，因为它会打断阅读的连续感。为此，我们需要尽量减少阅读时花费时间抄东西。
取而代之的办法，是将资料直接输入到OneNote中。对于PDF而言，多数阅读器都提供“快照”或“截图”功能，粘贴进笔记页面就好了。而对于纸书而言，我们需要一款扫描应用。ios上我比较推荐ScannerPro，WindowsPhone上则有OfficeLens。它们可以把书页拍下后自动拉伸、切边、上传，你只需要按住书、按按钮就可以了。
（其实扫描类APP很多啦，不过现在很多APP会对一些重要功能开内购，而且有些内购非常“拦路打劫”。当初有个app的生成pdf功能要单花钱，掏了钱生成pdf居然还带水印，去水印还要再花一遍钱，简直把消费者当猴耍。怕了。我推荐ScannerPro这个价格较贵的APP的原因有二，其一是因为它在扫描及上传云服务方面的功能确实很全，其二，最重要的一点，它一次付费就不再敲诈了。它的缺点是对中文识别功能很弱，所以需要用OneNote来识别。ABBYYFineScannerPro当然也是一种解决办法，但一来这个APP三百八十八块钱，太贵，二来它要上传图片到自己的服务器再加识别，一旦网络条件不好也很抓狂的。而且FS扫描上传云盘功能也不如ScannerPro，所以一般人不必买它。）
记住，没人愿意看和搜索图片，高清大图还会大大拖慢你下载和上传的速度。因此上传后请一定要记得用文字识别功能变成文字，以便日后阅读、检索。此外，对于网页和社交媒体的内容，我们可以使用Evernote的“剪藏”插件（Chrome和Firefox上都有），将网页一键去除广告、边栏，然后储存下来。
3.标签机制
前面已经说过了标签功能的重要性。那么标签机制如何建立呢？
两款笔记软件的标签功能有一定区别。OneNote的标签是打在正文里的，而且可以自定义分类。而Evernote是打给页面的，只能命名标签，不能给它分类。显然，对于历史研究者而言，史料都是碎片化的，一页上往往会有很多条史料，故而前者比较适合拆开的使用方式，应该是我们日常工作的核心。


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