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过滤箱@别再“下次，一定”，让自己从今天开始告别瞎忙( 三 )


这么多的事情 ， 我该如何快速选出「我此时此刻要做的事情」呢？
这就是过滤箱的作用 。 它的本质其实就是「场景」：在不同的场景 ， 我可能有不同的事情要做 ， 那么 ， 无需我手动去找 ， 我就可以通过事先定义好的规则 ， 把适用于该场景的任务全部呈现出来 。
最简单的过滤箱 ， 就是标签 。
举个我自己的例子：我的任务清单里面 ， 会对不同的任务打上标签 ， 比如：购物、学习、娱乐、外出、思考……
过滤箱@别再“下次，一定”，让自己从今天开始告别瞎忙
本文插图

这样 ， 当我出门购物时 ， 打开「购物」标签 ， 就能直观看到有哪些东西是要买的；
当我忙完手头的事情、想休息一下时 ， 打开「娱乐」标签 ， 就能选一部片子开始看；
当我在外面 ， 暂时没有事情可以做时 ， 打开「思考」标签 ， 就能看到有哪些问题需要进一步考虑 ， 就可以把这些碎片时间利用起来……
这两年我去深圳去得多 ， 所以甚至还放了一个「深圳」标签 。 平时看到一些有趣的小店就顺手放进去 ， 当我到深圳出完差 ， 就可以按图索骥去逛一逛、看一看 。
再举个例子：如果你的团队里有三个人 ， 暂且称为小白、小王和小火锅 ， 那么 ， 不妨在记录任务时 ， 顺手打上他们的名字作为标签 。 这样 ， 打开「小火锅」标签 ， 就可以快速看到 ， 他完成了哪些事情 ， 目前还有哪些任务需要跟进 。
这些是最简单的做法 。 很多时候 ， 情况可能会更复杂一些 。 比如：我现在状态非常好 ， 想把这一周里优先级最高的那件事情赶紧拿出来完成 ， 怎么做呢？我就可以设立一个过滤箱 ， 令其满足： 时间 = 本周 且 优先级 = 最高 且 标签 = 无 。
再比如 ， 明天周五了 ， 我想把团队里已经过了截止日期、但还没搞定的任务汇总一下 ， 敲打敲打他们 ， 怎么建立过滤箱呢？就可以是：时间 = 已过期 且 标签 = 小白 or 小王 or 小火锅 。
再比如：我想总结一下 ， 上个月都干了哪些比较重要的事情 ， 那么就可以是：时间 = 上个月 且 标签 = 无 且 优先级不等于无（这样就可以把设置了优先级的都筛选出来） 。
诸如此类 。
在绝大多数任务管理软件中 ， 每一个任务 ， 一般都有 4 种属性：清单（有些叫项目）、标签、时间、优先级 ， 每个属性又可以有不同的取值 。 因此 ， 巧妙地组合它们 ， 就可以构建出几十上百种不同的条件 ， 来满足你的需求 。
基本上 ， 只要是需要反复使用的场景 ， 都可以为它建立一个过滤箱 ， 成为一个固定的视图 。
几乎所有的任务管理软件都有这个功能（不同的工具 ， 可能会写作「智能清单」「筛选」「透视」 ， 功能是一样的） ， 当然 ， 大多数需要付费 。
如果你每天要做的事情很少 ， 或许用不上；但如果事情很多 ， 又不希望在繁复的条目里面来回翻找 ， 那这个功能是非常必要的 。
4. 收集和分发
所有的时间管理方法和工具 ， 本质上 ， 其实都是在解决一个问题：如何实现有效的收集和分发？
打个比方：你可以把我们的时间看作一辆列车 。 每天 ， 列车都会从起点站出发 ， 驶向终点站 。 在这个过程中 ， 不断会有人上车（收集）、下车（分发） —— 那么 ， 如何把每位上车的乘客都顺利送到他们的目的地 ， 就是我们要达到的目的 。
经典的 GTD 工作法 ， 思路是这样的：
1）把所有想到的、突发的任务 ， 全部记下来 ， 清空大脑；
2）2 分钟内能否完成？能 ， 立刻去做 。 不能 ， 进入下一步；
3）是一个想法还是一个行动？前者 ， 放进仓库里待用；后者 ， 进入下一步；
4）是一个复杂项目还是一个简单行动？前者 ， 把它拆解成一系列简单行动；后者 ， 进入下一步；
5）最后 ， 决定它的最终去向：今天待办；安排给别人；推迟 。


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