过滤箱@别再“下次，一定”，让自己从今天开始告别瞎忙( 四 ) |任务|标签|清单|

严格践行这套流程，就可以使得每一个任务，最终都能流动到一个合理的「归宿」，不遗漏，不拖延。
另一个AutoFocus方法则更简单：列一张清单，每有新的任务进来，就添加到清单底部。工作时，从清单顶部往下逐条检查，觉得哪一项任务想做就立刻去做，做完再把它划掉，重新从顶部开始往下检查，循环往复。
我自己的流程是这样：
1）产生任何想法或任务时，立刻记下来；
2）如果是想法或信息，转移到笔记软件里面，留着备用；
3）每天定期对任务进行检视，如果有明确场景的，打上标签。没有的进入下一步；
4）预估任务完成所需的时间和截止日期，给任务标上时间。如果不重要的，就先放着；
5）如果一项任务长期停留在「已过期」或「待安排」里面，那就说明它不是那么重要，考虑把它删掉。

本文插图

所有的待安排事项，放在工作台的「已过期」和「无日期」里面；
持续跟进，指的是安排给别人执行的工作；
长期目标，指的是在第二点「目标感与意义感」中提到的 OKR 。

你可以参考我的流程，自己设立一套任务分发流程。大体上，满足这几个条件就好了。
1）先把任务统一收集到收集箱里，再每天定期对任务进行检查，挑出「需要做的」。
这样做的目的，是把收集箱当成一道筛子，对任务筛一遍。只有那些真正重要的、必须去做的，才会进入正式的执行流程。其他的，先放着，实在安排不上就删掉。
这可以帮助我们做到「聚焦」，避免把时间花在无用的琐事上面。
2）每一个任务都必须有归宿。
要使一套流程能够长期、持续运转下去，就必须能够保持适当的空间，不会使到任务无限制地堆积。所以，每一个任务，要么去落实，要么安排明确的时间去落实，要么把它清理掉，不要让它们全部堆积在清单里。
3）化囤积为流动。
这一点主要是针对进入笔记的想法和信息。我们总是特别喜欢囤积，但不喜欢消化 —— 你每天可能把数十条信息丢进笔记里，却再也不会去看它们一眼。
这就导致了：久而久之，你连笔记里有哪些信息，自己都记不得了。又怎么能让这些信息派上用场呢？
所以，我同样在笔记里建立了一个过滤箱「本周」，定期打开，检视一下：这周又新增了哪些笔记？我可以如何处理它们？是整合起来，去查询相关信息，还是去补充完善它们？
需要执行的，就按照前面的流程，新增任务到待办清单里面。
5. 精力和时间块
请你快速回答一个问题：你认为，每天真正能用在工作上，实现有效产出的时间，是几个小时？
8 小时？7 小时？6 小时？
但实际上，许多研究表明：在传统的 8 小时工作模式下，大多数办公室白领实际的工作时间，大约在 3-4 个小时左右。
比如：工作心理学家 K. Anders Ericsson 的研究表明：一个人每天「最优」的工作时间，是 4-5 小时。超出了这个时间，人们就会疲劳、分心、状态低落，会导致工作出错或表现不佳。
而哪怕是在这 4-5 小时里面，不同的时间段，每个人的精力状态也是不同的。有些人在早上会精力充沛，斗志昂扬；但有些人整个早晨都无精打采，从下午三四点开始才达到高峰期；也有些人到了晚上 9 点、10 点，状态最好，可以心无旁骛地工作……
无论你是哪一种，原则都是一样的：把你状态最好的时间段，用来处理「最重要」的事情。再把其他次要的事情，安插到状态一般的时间段。
我自己的习惯是这样：每天安排 5 小时的时间，并以 15 分钟为一个时间块，也就是每天会有 20 个「时间块」。然后，安排任务时，我会预估：这个任务大概需要多少个时间块？2 个， 5 个，还是 10 个？